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サービス利用イメージ

よくあるFAQ

電子契約とは

これまでに紙文書で行われてきた契約文書を、電子化された契約文書として締結するものが電子契約です。

「電子帳簿保存法」や「電子署名法」などの法的環境の整備、電子署名・タイムスタンプなどの技術的環境の整備、さらには印紙税削減などを求める企業ニーズを背景に、主に企業間(BtoB)取引の手段として急速に普及が進んでおります。

尚、従来の紙による契約との差異は以下となります。

【従来】【電子契約】
①契約書類 紙媒体 電子データ
②署名方法 署名、押印 電子署名、タイムスタンプ ※
③相互確認 郵送、持参による授受 インターネットによる電子データ授受
④保管方法 書庫保管等、物理的な保管 サーバーへの電子的な保管
  • 電子署名については2015年度電子帳簿保存法改訂により、原則不要となりました。(システムログ記録にて代替)
    但し一部文書については関連法案より、現在も電子署名が必要です(例:建設業法に関する契約等)

電子帳簿保存法上、電子化が認められているものとして国税関係帳簿(仕訳帳等)、決算書類(貸借対照表等)、証票(契約書)があります。
当サービスではその中でも印紙税が課税される証票、請負契約書・基本契約書・領収書等を主な対象としております。

またその他にも秘密保持契約や申込書、請求書、雇用契約など、ほとんどの契約において電子契約での締結は可能ですが、業界特有の法律により書面による締結が必要となるものもございます。ご利用前には必ず弁護士や社内の法務部に確認して法的に利用できるかを確認することをおすすめします。

  • ※以下、書面による締結が必要となる代表例
    •定期借地契約(借地借家法22条)
    •定期建物賃貸借契約(借地借家法38条1項)
    •投資信託契約の約款(投資信託及び投資法人に関する法律5条)
    •訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売、特定継続的役務提供、業務提供誘引販売取引における書面交付義務(特定商品取引法4条etc)

従来の紙に印鑑を押印した契約書から電子データに電子証明書で電子署名することで、書面による契約と同様の証拠力を認められるのが電子契約です。
これにより、印紙税や輸送などのコスト削減、証拠力・コンプライアンス強化、契約書の一元管理などの効果が考えられます。

電子帳簿保存法にて規程される電子データの保存要件(※)を満たしていれば問題ありません。当サービスはこの要件を満たしております。
具体的には、システム説明書を提示、説明していただきます。そして、端末・プリンタを準備し、指示された文書の検索・表示などで対応します。

  • 保存要件は「電子帳簿保存法第10条 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存」に記載。契約データの真実性確保、正当な理由のない訂正及び削除の防止、金額、日付などによる検索性確保が求められます。

印紙税法第2条にて「課税物件の欄に掲げる文書には、この法律により、印紙税を課する。」とあります。 つまり印紙税法第2条では、課税文書として紙の文書を課税対象として考えられており、一般的に電子文書は含まれないと解釈されております。

その根拠としては、以下のものがあります。

  • ※国税庁ホームページ
    「請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について」の中で、
    「注文請書の現物の交付がなされない以上、たとえ注文請書を電磁的記録に変換した媒体を電子メールで送信したとしても、ファクシミリ通信により送信したものと同様に、課税文書を作成したことにはならない。」
    と記載されており、電子ファイルやFAXで送った場合は課税文書でないと国税庁が見解を出していると考えられます。
  • ※2005年国会答弁
    「印紙税にか関する質問趣意書」に対する小泉総理大臣(当時)の答弁書にて、 その「五について」の部分で、「・・文書課税である印紙税においては、電磁的記録により作成されたものについて課税されない ・・・」と明快に説明されております。

国税庁や総理大臣が見解を出しているものの、更に、安心して当サービスを利用いただくためにも、各所轄税務署への事前確認も実施してください。

建設業、不動産、流通、ITなど、課税文書の多い業界で導入が進んでいます。
また、製造、金融、医療、人材派遣などの業界もペーパレスによる業務効率化・コンプライアンス強化を目的に採用しており、多くの業界で導入が進んでいます。

データは、アクセス管理されている当サービスのシステム内に保管されており、関係者以外が簡単にはコピーできません。
また、コピーして変更されたとしても、タイムスタンプや電子署名により改ざんされたものであることと判断することが可能です。

原則は不要です。(建設工事の請負契約は除く。詳細は後述。)
2015年の税制改正にて「電子帳簿保存法」が改正され、不要となりました。
電子署名は「誰が」電子契約書を作成したかを証明するものです。
電子帳簿保存法の改正にて、電子契約システム内に「誰が」作成したのかをログ情報として記録することで代替可能となりました。

但し建設工事の請負契約については、現在も電子署名が必要となります(建設業法第19条より)。
当サービスでは署名有無を選択することが可能です。
署名を利用する場合には電子証明書(電子署名付与に必要)の取得をお願いします。
取得いただいた電子証明書をもとに、弊社サービスにて電子署名を付与します。
詳細は、別途弊社にご相談願います。

また、万が一、裁判で争うことになった場合に証拠物として契約書を提示する場合、電子署名がある方が証拠能力が高い(証明が容易)とも言われていますので、電子署名の採用要否については各社で検討願います。

PDFファイルに埋め込まれる証明書情報で、電子署名が有効か否かの情報と、署名者の情報、署名した日時、署名データ、ハッシュ値などが表示されます。

建設工事の請負契約については、建設業法施行規則に規定するガイドラインを遵守する必要があり、電子署名が必須となります。本サービスでも電子署名を利用することで対応が可能です。

電子契約を希望しない取引先様とは従来通り書面による契約を行い、電子契約を希望する取引先様とは電子契約を行っていただければ結構です。
本サービスでは、紙と電子の両方を管理できるようになっています。

但し、税務監査時には、どの契約が紙で、どの契約電子なのか、区別する必要があります。
当サービスでは紙の契約情報も合わせて登録いただくことにより、区別が可能です。
契約番号等の基本情報のみで、契約文書自体の登録は不要です(写しのPDFファイルを登録することは可能です)。

当サービスについて

ご利用契約締結後、約1ヵ月後を目安にサービス提供いたします。

Webサービスとなりますので、パソコン上にてインターネットブラウザがご利用可能であればサービス利用可能です。

サービス利用時間は以下となります。
<サービスご利用時間>
365日 7:00~22:00
但しシステムメンテナンスのため、月に1~3回程度、利用可能時間の短縮や完全サービス停止日が有ります。

甲乙いずれの立場としても利用可能です。

■甲側として利用時
 御社(甲)にて契約書を登録・押印いただき、その後、相手先(乙)に確認・押印いただきます。

■乙側として利用時
 先に相手先(甲)に契約書を登録・押印いただき、その後、御社(乙)にて確認・押印いただきます。

取引先様のサービス利用契約は不要です。
但しサービス利用契約企業となる御社様にて、取引先様ご利用にあたっての取引先様企業情報及び、利用ユーザー様の登録をお願いします。

注文書を電子データに渡す場合、下請代金支払遅延防止法(以後、下請法)の要件に準拠する必要があります。
下請法の第3条第2項には一定の要件をみたせば書面にかえて、電子データでの交付でもよいと記載。
尚、電子化にあたっての具体的な法的要件、及び当社サービスでの対応は以下となります。

1)第2条 注文書交付時の要件
 ・あらかじめ下請事業者に対し、電子交付する旨の承諾を得ること
  →(当社サービスの対応) 取引先の当社サービス初回利用時、システム機能として承諾をいただくこと機能を有している。

2)第3条(書面の交付義務)に関する電子化の要件
 ・①電子メールによる送付、または②Webによる閲覧・ダウンロード、または③CD-ROM等による送付のいずれかであること。
  →(当社サービスの対応) ②を採用
 ・交付された注文書が紙にプリントできること
  →(当社サービスの対応) Web閲覧とともに、電子データのダウンロードが可能。ダウンロード後にプリントアウト
 ・送付されたファイルが改変されていないこと
  →(当社サービスの対応) タイムスタンプによる改変防止

3)第5条(書類の作成及び保存)に関する電子化の要件
 ・訂正、削除の事実、内容が確認できること
  →(当社サービスの対応) 訂正、削除については内容含め、システムのログ記録として保持、及びユーザー公開。
 ・ディスプレイ、書面に出力できること
  →(当社サービスの対応) Web閲覧とともに、電子データのダウンロードが可能。ダウンロード後にプリントアウト
 ・送付されたファイルが改変されていないこと
  →(当社サービスの対応) タイムスタンプによる改変防止

下請事業者様の事前承諾が必要となります。
新規取引先様に対しては弊社サービスの機能として、承諾を依頼、及び取引先様による応諾が可能です。

取引先様には課金されません。サービス利用契約会社様のみ利用料金をお支払いいただきます。

個人様でも利用は可能です。但しサービス利用には相手先様名に加え、メールアドレスの登録が必要です。

3者間以上も対応できます。現時点、20社間の契約まで対応予定です。
これを超えた契約がある場合、別途弊社にご相談願います。

サービスログイン時、いずれのサービス利用契約を用いて利用するかをご指定願います。
ログイン時に指定された企業様に対して課金されます。
指定された企業様に対して課金されますので、どちらのサービスを利用されるかは事前に利用企業様間にてご調整願います。

電子契約サービスは、契約書(PDFファイル)に刻認証業務認定事業者の認定タイムスタンプを付与し、e-文書法や電子帳簿保存法などの各種法令に対応した運用を実現します。

サービス利用前準備について

弊社とのサービス利用契約の締結をお願いします。
締結後、サービスご利用に向けた初期設定を行った後にご利用可能となります。

現在検討中ですが、サービスご利用に向けた初期設定を弊社にて行いますので、ご利用開始20営業日前までを目安に締結願います。

契約書を電子化するにあたり、関係する社内規程等があれば改訂いただくことをお勧めします。

  • 電子押印となるため、印鑑規程の改訂等が発生する可能性があります。
    その他、ご利用企業様やご利用者様の情報を弊社にて初期設定いたしますので、関連情報をご提示いただく必要がございます。

電子帳簿保存に関する事前申請は不要です。
但し申請自体は不要ですが、各所轄税務署への事前確認を推奨いたします。

以下が必要となります。

【PDF関連】

AdobeReader PDFを閲覧するため。Adobe社のサイトよりインストール願います。(ver.11.0以上推奨)
PDF変換ツール 契約データはPDFのみ利用可能となります。
契約データ原本をMicrosoftWord等にて作成されたものをPDFに変換いただく必要があります。

【電子署名関連】
電子署名を付与される方のみ。建設業法に関する契約を当サービスにて締結される場合は電子署名が必須となります。

電子証明書 「JIPDEC:JCAN証明書」の取得をお願いします。
取得方法、及びその他証明書のご利用に関しては弊社にお問合せ願います。
電子署名付与ツール 当社サービスのサイトよりインストール願います。

サービス利用開始後について

利用開始時の初期設定は弊社にて対応いたします。
ご利用開始以降の変更はご利用会社様(サービス利用締結企業様)にてご対応をお願います。

主に以下を管理するマスタがあります。
・契約データ参照範囲や承認経路の管理、及びその基準となるご利用会社様の組織管理
・契約相手となる取引先の会社・ユーザー様管理
・契約の管理項目(最大15項目までご利用会社様ごとに任意設定可)

取引先マスタを追加設定して下さい。また取引先様企業に属する利用ユーザー様の設定が必要です。
取引先企業様名、ユーザー様情報(氏名、メールアドレス)の設定が必要です。

契約期間(満了月)による検索が可能です。また、期限が迫っている案件についてはメールにて通知いたします。

電子証明書は個人に対し発行されるため、人事異動が発生した場合、電子証明書の再発行が必要になります。
組織変更でグループの変更やユーザー情報の変更が必要になった場合は、ご利用会社様で都度設定いただく必要があります。
大量の更新が必要な場合は、グループやユーザー情報のファイル出力とファイル取込による一括更新が可能ですので、ご活用ください。

可能です。文書ごとに、指定の部署や、指定のヒトのみに公開といった設定が可能です。

取引先・金額・日付による検索が可能です。
その他項目についても、システム導入時の初期設定にて、どの項目を検索項目とするかを設定することが可能です。
検索結果については画面での一覧表示だけでなく、CSVファイルに出力することも可能です。

当サービスの現時点での準拠法は日本法となります。海外からご利用になる際には、各国法令の確認が必要になりますので、詳細はご相談ください。
また、利用可能言語は現時点、日本語のみとなります。

サービス解約時について

削除されます。サービス停止までに、御社にて全契約データのダウンロードを実施いただくことを推奨いたします。※ダウンロード機能有り。

その他

タイムスタンプとは、電子データがある時刻に確実に存在していたことを証明する電子的な時刻証明書です。
契約書を電子データで記録する場合、電子帳簿保存法(※)にて「当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付す」ことが要件として規程されております。

(ご参考)
タイムスタンプは総務省が策定した「タイムビジネスに係る指針」を踏まえ、一般財団法人日本データ通信協会が「タイムビジネス認定制度」を制定し、その認定を受けた企業より発行されます。 当サービスではこの認定企業が発行するタイムスタンプを利用しております。
※「電子帳簿保存法 施行規則 第 8条第 1項第 1号」

利用制限はございません。また別途費用も不要です。
タイムスタンプの利用には、タイムスタンプ発行企業に対して利用料が発生しますが、発行企業との利用契約は弊社にて結びます。当サービス利用企業様への個別負担はございません。

以下の対策により、大切な契約データを保全します。
・契約データの暗号化
・ワンタイムパスワードによる不正アクセス抑制(適用要否は選択可)
・IPSによる不正アクセス抑制
・定期的なシステム脆弱性確認及び対策
・災害に備えた契約データの定期的な遠隔地保管等。

電子帳簿保存法の要件では不要ですが、当サービスでは任意に設定可能です。
意図は契約が締結されたことを分かり易くするためのものとなります。

契約文書の登録はPDF形式のみ登録可能です。
ワードやエクセル等で作成された契約書をPDF形式に変換後、登録をお願いします。

添付ファイルサイズには制限があります。

契約文書のPDF 1MBまで
添付ファイル 5MBまで

1社あたりの利用可能ユーザー数に制限はございませんが、1,000人を超えるご利用に関しては、別途費用が発生いたします。
費用については、別途ご相談ください。

承認機能のご利用は任意です。サービスご利用前の初期設定にて、承認機能を省いて設定いたします。

可能です。紙の契約書をスキャナにてPDF保存いただき、登録して下さい。契約書の管理として一元管理が可能となります。
但し過去締結済のものに関しては、原本はあくまで紙文書となります。紙文書の保管は継続して行って下さい。

契約書の種別に制限はございません。
請負契約書、基本契約書等だけではなく、雇用契約書等も登録は可能です。
但し1文書ごとに登録料が課金される旨、ご容赦願います。

『署名文書』
電子署名・タイムスタンプをPDFに付与し、本人性・非改竄性を保証した契約書

『捺印文書』
タイムスタンプのみをPDFに付与し、非改竄性を保証した契約書

『契約書写し』
紙で契約した写し

を登録することができます。

電子署名法、電子帳簿保存法、e-文書法、IT書面一括法など、電子文書で書面による文書を代替することを認める様々な法令の整備がすすんでいます。
電子帳簿保存法......国税関係帳簿書類について、一定の条件のもとに電子化されたデータでの保存を認めた法律
電子署名法......電子署名が署名や押印と同等の効力をもつことを定めた法律
IT書面一括法......書面の交付や書面による手続きを義務付けている法律を改正し、電子的手段を認めることで電子商取引の促進を意図した法律
e-文書法......商法や税法で書面での保存が義務付けられている帳簿書類、取締役会議事録について、一定の条件のもと、電子データでの保管をみとめた法律
電子契約法(電子消費者契約及び電子承諾通知に関する民法の特例に関する法律......BtoC電子契約に関する法律
印紙税関連......電子契約・電子取引における印紙税課税に関する政府見解
建設業法......建設工事請負契約の電子化に関する法令・ガイドライン
下請法関連......下請法3条(書面の交付等)および5条(書類等の作成及び保存)に関する電子化関連法令および留意事項

サービス利用開始時に御社への説明会を実施いたします。
取引先への説明等やその他懸念事項等がございましたら弊社にお問合せ願います。

電子署名をする代表者の方だけ購入いただきます。
契約登録・検索・閲覧の利用だけで、電子署名を行わない方は電子証明書なしでご利用いただけます。

ローカルでの署名付与を想定しております。サーバにて、電子証明書の管理・電子署名を行う場合はご相談ください。

可能です。最初は一部の部門や一部の業務を対象に電子契約サービスを導入し、順次多少範囲を拡大させた事例がございます。

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